Wist je dat je contracten elektronisch kan laten ondertekenen vanuit movely via Ok!Sign?
STAP 1: MAAK EEN OK!SIGN ACCOUNT AAN
Ga naar www.oksign.be, je krijgt hier tevens “7 gratis credits”, de overige credits koop je rechtstreeks via OK!sign. Neem jouw e-mailadres vanuit movely om in te loggen en maak je eigen paswoord bij OK!sign. aan. Nu heb je een account en kan je credits aankopen en starten met de aanmaak van je profiel om elektronisch te ondertekenen.
surf naar www.oksign.be om de juiste prijzen te kennen voor de aankoop van extra credits hierbij de prijzen op 16/10/2023.
STAP 2: ACTIVEER DE KOPPELING MET MOVELY VIA JOUW OK!SIGN DASHBOARD
Je gaat in Ok!sign naar de linkerkolom naar REST API en dan klik op API console:
Vul het eerste vakje in, de rest laat je leeg en druk op opslaan. Dan krijg je een link die er ongeveer zo uitziet:
103208;653385-908A5885-8FB8-9E71-50DB-79509F10B81E;doorjougekozentoken en klik op save.
De link die je dan gekregen hebt moet je in movely in de linkerkolom bij instellingen op je gebruikersniveau toevoegen in het veldje “OK!sign” configuratie (optioneel)”
Nu is je movely-account gelinkt aan jouw eigen OK!sign -account en kan je van start gaan met het elektronisch tekenen van jouw contracten vanuit movely.
STAP 3: HOE KAN IK EEN CONTRACT ELEKTRONISCH LATEN ONDERTEKENEN?
Dit kan op 2 manieren:
1. Vanuit jouw gefinaliseerd contract
2. Vanuit het dashboard van jouw dossier
Dan kan je in jouw dossier bij contracten onderaan jouw gefinaliseerd contract via de knop acties opladen naar OK!sign klikken en aanduiden wie allemaal elektronisch dient te ondertekenen.
Dan klik je op opladen naar OKsign
Als je klikt op “klik hier” kom je in jouw OK!sign-omgeving terecht en ga je naar actieve documenten. Dan klik je op het moersleuteltje. Dan zie je jouw document met de parafen en handtekening op de laatste pagina reeds ingevuld. Er is de mogelijkheid om te tekenen per ID-card, sms, met pen of per Itsme. Wij raden aan om de keuze sms en per pen uit te schakelen zodoende de partijen met een geauthentificeerde elektronische handtekening kunnen tekenen. Als alles goed staat klik je op opslaan.
STAP 4: AUTOMATISCHE E-MAIL SJABLONEN MAKEN VANUIT OK!SIGN & HET VERSTUREN VAN EEN GETEKEND DOCUMENT VANUIT MOVELY
Het is handig om verschillende email-sjablonen aan te maken in Ok!Sign
Hoe doe je dit? Op dashboard Ok!Sign - E-mail – Sjablonen – Sjabloon - Naam
Geef uw sjabloon een gewenste naam vb. ‘compromis ondertekenen’
Maak een gewenst sjabloontekst + druk op “opslaan”
Zie hieronder een voorbeeld van email-sjabloon:
Beste,
Gelieve zoals besproken, in bijlage, de koopovereenkomst te willen vinden.
We zouden u willen vragen deze conform de instructies te willen ondertekenen. Indien er hierbij vragen en/of problemen zouden zijn, geef gerust een seintje.
Met vriendelijke groeten,
UW GEGEVENS
UW LOGO".
Nu kan je het contract vanuit Ok!Sign versturen naar de partijen, aan jou de keuze om het vakje “Stuur herinneringsmail“ aan te vinken indien je wenst dat de aanvraag om te ondertekenen automatisch wordt herhaald.
Klaar? Druk op de knop “verzenden”.
STAP 5: OPLADEN VAN EEN GETEKEND CONTRACT UIT OK!SIGN NAAR MOVELY
Vanuit je dossier in movely , scroll je naar beneden naar contracten, kies het gewenste contract, druk op “acties” en “ondertekend contract opladen”.
Je krijgt de vraag “ondertekend contract opladen” bij antwoord “ja” kan je het contract niet meer wijzigen, dus opletten.
De status van je contract zal veranderd zijn van "gefinaliseerd" naar "ondertekend".
STAP 6: VERSTUREN VAN HET ONDERTEKEND CONTRACT NAAR DE DIVERSE PARTIJEN
Druk rechts onderaan op het desbetreffende contract op de knop “Acties”, “E-mail verzenden” en zo kom je in je e-mailomgeving terecht.
Voeg de gewenste ontvangers toe aan je e-mail, het vinkje van “contract meesturen” staat automatisch aan. Klik vervolgens op de button “Getekende overeenkomst" een automatische mail komt tevoorschijn. Je kan hier tekst bij typen of aanpassen als je dit zou willen. Druk nu op de knop “verzenden”.
In je “Gesloten ToDo’s” zal je de flow en de inhoud van je verstuurde mail kunnen terugvinden.
Proficiat! Je contract werd correct elektronisch ondertekend en verstuurd naar alle partijen nu nog enkel wachten op de akte.
Wist je dat er een directe link is naar de handige
"Tips & Tricks" vanuit je dashboard in movely?
Klik links in je dashboard op "Tutorials" en je wordt rechtstreeks geleid naar onze handige "Tips & Tricks"
Don't get stuk in the Stone Age
and become part of the movely magic!
Comments